Você vive correndo do relógio? Não consegue completar suas tarefas? Separamos 8 dicas para você gerenciar o seu tempo com mais eficiência!

13/11/2017

Você consegue administrar bem o seu tempo? Suas tarefas são imensas e seus dias curtos? Se você passa por isso, saiba que é muito simples fazer todas suas tarefas "caberem"no seu dia, você precisa apenas administrar o seu tempo.

 

 

Pare de fugir do relógio, faça com que ele trabalhe pra você!

 

Você anda sem tempo para cumprir todas as suas tarefas no trabalho? As vezes até leva trabalho para casa? Anda reclamando, sente irritação, não tem tempo de sair ou ficar com a família, ou de namorar, ler um livro, ir para a academia? Vive com sono, não tem tempo para novas atividades e sempre adia projetos pessoais?

 

Se você respondeu que sim a duas ou mais perguntas, talvez não esteja sabendo administrar seu tempo. Mas não se preocupe: isso tem jeito, e é fácil de aprender.

 

Mas afinal, o que é Administração do Tempo?

 

 

Administração do tempo é um processo de planejamento e execução do controle consciente sobre a quantidade de tempo gasta com atividades específicas, especialmente para aumentar a efetividade, eficiência e produtividade.

 

Inicialmente, administração do tempo dizia respeito apenas a negócios ou atividades de trabalho, mas hoje em dia pode ser utilizado também em atividades pessoais.

 

Um sistema de gerenciamento de tempo é uma combinação de processos, ferramentas, técnicas e métodos. 

 

A boa administração do tempo contribui para a diminuição do estresse, melhora o bem-estar e, portanto, aumenta a qualidade e expectativa de vida.

 

Veja abaixo algumas dicas rápidas que podem ajudá-lo a começar a controlar seu relógio.

 

 

 

 

Saiba administrar o seu tempo, a ponto de poder usá-lo como um aliado e não como inimigo. Esta é uma habilidade que as empresas valorizam e que você pode aplicar imediatamente tanto em sua vida profissional como pessoal.

 

 

Todos sabemos que o Tempo é um recurso não renovável e é importantíssimo para nós, portanto não deve ser gasto com qualquer tarefa, mas fique tranquilo, possível fazê-lo render mais.

 

Aproveite agora 8 dicas de como aumentar sua produtividade utilizando administração de tempo.

 

1 - Mantenha o ambiente de trabalho organizado
 

Organização é o primeiro passo para uma boa gestão do tempo. Você não precisa ser a pessoa mais organizada do mundo, porém, é necessário que seja o suficiente para não perder tempo “no meio da sua bagunça”. Tente criar uma lógica de organização.

 

Tente pensar: quantas vezes você foi procurar um arquivo no seu computador e não lembrava como o nomeou? 

 

É esse tipo de erro que faz com que você perca tempo e precise refazer trabalhos! Portanto, pare para pensar qual a melhor forma de organização para você, pode ser anotando tudo num caderno, numa lista digital, criando regras e padrões para suas pastas, arquivos e documentos. A decisão é sua, mas é importante seguir uma única regra.

 

2 - Liste suas tarefas e atividades

 

Uma vez que você organizou o ambiente, você deve partir para a organização das tarefas, identificando todas as suas atividades, rotineiras ou não.

 

Feita a listagem de atividades, você deve organizá-las conforme prioridade e importância, defina uma rotina de execução ou fluxo de tarefas diário ou semanal, e o mais importante: tente manter sua execução.

 

3 - Diferencie o que é urgente do que é importante

 

Você já ouviu a frase “O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante” ?

 

Organizar as tarefas diferenciando-as entre importante e urgente é algo muito utilizado e eficaz mundialmente.  

 

A definição mais conhecida e aplicada foi criada pelo Dr. Stephen R. Covey, em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes” (saiba mais sobre ele clicando aqui). Ele define as duas como:

 

Importante: São tarefas que exigem planejamento e mais tempo para execução, devem ser pensadas com antecedência.

 

Urgente: Algo que exige atenção imediata, motivado por prazos.

A partir dessa definição, Covey desenvolveu a matriz urgente-importante, para melhorar a organização de tarefas.

 

Dessa forma, percebemos que existem 4 tipos de tarefas:

  • Importantes e Urgentes: São consideradas “crises”, algo que pode afetar toda a empresa, tem grande impacto e precisa ser resolvido de imediato.

  • Importante e não urgente: São tarefas que demandam atenção porque possuem grande relevância para a empresa, como metas e planejamento, porém podem ser desenvolvidas com mais tempo, seu prazo normalmente é mais longo.

  • Não Importantes e urgentes:  Normalmente tarefas que foram procrastinadas ou passaram do prazo, são resultado de falta de organização sua ou da equipe, podendo ser interrupções externas para você resolver.

  • Não Importantes e Não Urgentes: Estas são as tarefas que você deve evitar ou não dar tanta atenção, uma vez que não são importantes ou urgentes.

Sempre quando uma nova tarefa surgir, faça uma avaliação de onde se enquadra e assim, defina como vai lidar com ela.

 

4 - Tente manter uma rotina

 

Uma rotina te ajuda a manter a execução das tarefas dentro do planejado. É importante reservar o tempo necessário para atividades rotineiras, assim, você não atrasa nenhum prazo e não esquece nenhuma atividade importante.

 

Tenha um cronograma de atividades para a semana e para o dia, assim você poderá se organizar sempre que uma demanda surgir.

 

5 - Execute uma tarefa de cada vez

 

Quando você tenta fazer tudo de uma vez você acaba não fazenda nada. É importante organizar suas atividades e executá-las uma a uma, do começo ao fim, sem interrupções para fazer outras atividades.

 

Por que fazer isso? Ao começar uma atividade, você leva um tempo para entrar no ritmo, se concentrar no que precisa ser feito e como você irá finalizar. Com as interrupções você irá perder  o foco e ter que refazer esse processo várias e várias vezes, perdendo tempo e demorando muito mais para realizar a mesma atividade.

 

6 - Use ferramentas de organização

 

Como a gestão do tempo é algo muito relevante no mundo organizacional, diversas ferramentas foram criadas com o foco de otimizar esse processo nas empresas e times. Ferramentas de agenda, organização de tarefas, medição de tempo de tarefa e produtividade de time são oferecidas no mercado e podem te proporcionar muitos benefícios.

 

7 - Crie métricas para sua gestão

 

Métricas são muito importante para qualquer empresa ou profissional, afinal, como você avalia algo sem algum indicador? A era de avaliação a base de feeling e “achismos” acabou. Sendo assim, é importante definir métricas de desempenho pessoal e profissional.

 

Comece definindo suas metas, um período de ação e forma de mensuração.

 

Por exemplo, você quer saber como está sua produção de relatórios, para isso, defina que esse é um indicador interessante medido por mês, portanto, analise a produção durante um mês todo. Crie um arquivo para anotar toda vez que produzir um relatório e ao final do primeiro mês você terá seu indicador mensal. Faça o mesmo processo no mês seguinte e nos demais, logo você terá uma média da quantidade de relatórios que é capaz de produzir mensalmente, além de poder comparar esses valores entre si e identificar momentos que você foi mais produtivo ou improdutivo.

 

Fácil né? Agora é só montar os indicadores que gostaria de avaliar e começar!

 

8 - Sempre Otimize seu processo

 

Uma vez que você começou a fazer uma boa administração do tempo, você não pode parar. Mantenha o ritmo e sempre foque em otimizar seu processo, use as métricas de desempenho e avalie pontos para melhorar!

 

Procure se informar sobre melhores formas de organização e gestão do tempo, como atualização e lançamento de novos softwares, que possam te ajudar nesse processo.

 

Se quiser se aprofundar mais neste tema, o pessoal do Curso 24 Horas tem um curso de específico de Administração do Tempo, que pode te ensinar como aproveitar essas dias e utilizar as ferramentas com muito mais eficiência.

 

Quero Saber mais sobre o curso

 

Com o Curso você poderá aprender a gerenciar o tempo e as tarefas, profissionais e pessoais, os principais tópicos do Curso de Administração do Tempo são:

 

Unidade 1 - O Tempo

  • Introdução

  • O que é o tempo?

  • O que é Administração do Tempo?

  • Por que é tão importante administrar seu tempo

  • De que forma o tempo pode influenciar a sua vida

  • O Princípio de Pareto

  • Princípios da administração do tempo

 

Unidade 2 – Comportamento Pessoal em relação ao Tempo

  • Administração do Tempo e o foco

  • Assertividade

  • O uso da disciplina para economizar tempo

  • Como definir o que é importante e o que é urgente

  • Fixando metas e objetivos

  • Hábitos desmotivadores

Unidade 3 – Utilizando o tempo a seu favor

  • Como planejar melhor o seu tempo

  • Técnicas para gerenciar o seu tempo com mais eficácia

  • Planejar tarefas em rotinas e lotes

  • Dicas para economizar tempo

Unidade 4 – O tempo no dia a dia de Trabalho

  • A importância de dizer não

  • As interrupções

  • Uso adequado do computador

  • Como aproveitar melhor as reuniões

  • Saber delegar

  • Administração do estresse

  • Encerramento

  • Referências Bibliográficas

Quero Saber mais sobre o curso

 

Curta a página da LincaNet e continue acompanhando todas as novidades. 

Venha nos visitar!

 

Acompanhe nossos artigos:

Desvende os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes - Stephen R. Covey

Conheça o Incrível livro O Monge e o Executivo

Godri - Crescimento Pessoal - A perseverança

Godri - Motivação e Auto Estima - A importância dos detalhes, Incrível

 

 

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